Die 5 besten Newsletter-Tools 2026 in der EU – DSGVO konform

Als Selbstständiger, kleines Unternehmen oder Blogger stehen Sie vor der Aufgabe, den Kontakt zu Lesern, Kunden und Interessenten mit einem Newsletter-Tool dauerhaft zu pflegen. Informationen zu Entwicklungen, Produkten oder Angeboten sollen regelmäßig ankommen und eine langfristige Bindung aufbauen. Kontinuität in der Kommunikation spielt dabei bei einem Newsletter-Tool eine tragende Rolle.

Die E-Mail zählt weiterhin zu den direktesten Kanälen für diesen Zweck. Persönliche Ansprache, planbare Reichweite und vollständige Kontrolle über Inhalte mit einem Newsletter-Tool machen sie attraktiv. Der Versand erfolgt heute jedoch kaum noch manuell über klassische Mailprogramme, sondern über spezialisierte E-Mail-Marketing-Dienste mit professioneller Infrastruktur.

Die Auswahl des passenden Systems gestaltet sich anspruchsvoll. Der Markt für Newsletter Tool Anbieter und E-Mail-Marketing-Software hat sich stark gewandelt. Anforderungen an Datenschutz, Zustellbarkeit und rechtliche Rahmenbedingungen wie die DSGVO haben an Gewicht gewonnen. Gleichzeitig verändern sich technische Standards und Erwartungshaltungen der Empfänger.

Ein genauer Blick auf etablierte Anbieter schafft Orientierung. Unabhängig davon, ob Sie erste Kampagnen planen oder bereits Erfahrung im E-Mail-Marketing gesammelt haben, hilft ein strukturierter Vergleich bei der Einordnung. Ziel bleibt, ein Newsletter Tool zu finden, das zu Ihren Arbeitsweisen und rechtlichen Vorgaben passt.

Warum viele ihr Newsletter Tool wechseln

Datenschutz rückt zunehmend in den Fokus unternehmerischer Entscheidungen. Diskussionen rund um Serverstandorte außerhalb der EU, Datenübermittlungen in Drittländer und entsprechende rechtliche Bewertungen führen zu Unsicherheit. Unternehmen reagieren darauf, indem sie Anbieter mit europäischen Rechenzentren bevorzugen.

Auch wir haben uns aus diesem Grund neu orientiert und Funktionen zugunsten klarer Datenschutzstrukturen zurückgestellt. Der Wechsel zu einem Anbieter mit EU-basierter Datenverarbeitung brachte mehr rechtliche Klarheit für interne Abläufe und externe Kommunikation.

In den vergangenen Monaten begleiteten wir zahlreiche Nutzer bei ähnlichen Umstellungen. Unterschiedliche Anforderungen aus Marketing, Vertrieb und Organisation führten zu einem breiten Überblick über den aktuellen Markt und seine Ausrichtung.

Begriffliche Einordnung

Definition: Newsletter

Ein Newsletter bezeichnet eine regelmäßig versendete E-Mail an einen definierten Empfängerkreis. Inhalte reichen von Neuigkeiten über Angebote bis hin zu Veranstaltungsinformationen oder Fachthemen. Viele Empfänger kennen dieses Format bereits aus dem eigenen Posteingang.

Ziel dieser Kommunikation liegt im Aufbau einer stabilen Beziehung. Wiederkehrende Informationen fördern Vertrauen, steigern die Aufmerksamkeit für Inhalte und stärken die Bindung an Absender, Marke oder Unternehmen.

Definition: Newsletter Tool

Ein Newsletter Tool bildet die technische Grundlage für den Versand. Es verwaltet Empfängerlisten, steuert personalisierte Inhalte und wertet Reaktionen aus. Öffnungen, Klicks und Resonanz auf einzelne Inhalte lassen sich nachvollziehen und analysieren.

Solche Systeme stehen als lokal installierte Programme oder als webbasierte Dienste zur Verfügung. Der folgende Vergleich konzentriert sich auf Online-Lösungen, da diese ohne eigene Serverinfrastruktur genutzt werden.

Unsere fünf getesteten Newsletter Tools

Zahlreiche Vergleichsseiten führen umfangreiche Listen mit Anbietern, ohne diese praktisch geprüft zu haben. Häufig bleiben Beschreibungen oberflächlich und beschränken sich auf Funktionsaufzählungen.

Die hier vorgestellte Auswahl ist aus öffentlich zugänglichen Informationen aus dem Internet. Die Reihenfolge orientiert sich an der Komplexität der Systeme, beginnend bei überschaubaren Anwendungen bis hin zu umfassenden Plattformen mit erweitertem Funktionsumfang.

GetResponse: Marketing-Suite mit Fokus auf Automationen

GetResponse deckt deutlich mehr ab als reinen Newsletter-Versand: Automationen, Kontaktverwaltung, Website- und Landingpage-Bereich sowie Webinar-Funktionen gehören zum Paket. Beim Schreiben unseres Testberichts war die Kunst eher, die vielen Themen nicht ausufern zu lassen – hier kommen daher die wichtigsten GetResponse Erfahrungen in komprimierter Form.

Zu GetResponse

Preise und Tarifstruktur bei GetResponse

Die Tarife richten sich grundsätzlich nach der Größe Ihrer Kontaktliste. Der Einstieg bei den Bezahlplänen startet bei 1.000 Kontakten. Beim Versand gibt es in den Plänen kein Mengenlimit – die Zahl der Nachrichten ist also nicht gedeckelt.

Die Paketnamen sind angenehm eindeutig gewählt, dadurch erkennen Sie relativ schnell, wofür welches Modell gedacht ist.

GetResponse: Testzugang und erster Eindruck

GetResponse hat einen kostenlosen Basistarif zum Kennenlernen. Im Free-Account gelten Limits (unter anderem 500 Kontakte sowie ein monatliches Versandkontingent von 2.500 Newslettern) und in den ersten 14 Tagen sind Premium-Funktionen freigeschaltet – damit lässt sich das Newsletter Tool sehr breit antesten.

Oberfläche mit geringer Einstiegshürde

Der erste Eindruck wirkt klar strukturiert und nicht überfrachtet. Nach dem Login lässt sich das Dashboard mit Kacheln selbst anordnen, sodass nur die Kennzahlen und Sprungmarken sichtbar bleiben, die wirklich gebraucht werden.

Deutsch ist in der Oberfläche vorhanden, und auch der E-Mail-Support kann auf Deutsch genutzt werden.

Editor für Mailings: Templates, Bausteine und Tests

Vor dem Design stehen die Basisdaten an: Absender, Liste und Betreff. In höheren Tarifen gibt es KI-Hilfe für Betreffzeilen und Textvorschläge, um schneller zu Varianten zu kommen.

Im Editor stehen viele Templates zur Auswahl, sortiert nach Themen und Anlässen wie Weiterbildung, Feiertage oder Sales-Mailings. Leere Layouts sind ebenfalls vorhanden, falls ein eigenes Design von Grund auf entstehen soll.

Texte, Bilder, Buttons und weitere Elemente werden per Drag & Drop in das Mailing gesetzt. Eine integrierte Bildbibliothek mit frei nutzbaren Motiven hilft beim Start, wenn noch keine eigenen Assets vorliegen.

Mobile Vorschau, Spam-Checks und Design-Tests gehören dazu, wodurch das Newsletter Tool beim Erstellen einzelner Mailings rund wirkt.

Ein Branding-Import aus der eigenen Website (Farben, Schriften, Elemente) fehlt als Komfortfunktion, wenn Corporate Design automatisch übernommen werden soll.

Kontaktverwaltung mit Filtern und Listenlogik

Die Empfängerverwaltung läuft über den Kontaktbereich. Filter mit Bedingungen sind für große Listen wertvoll, und das Sortieren in unterschiedliche Listen bzw. Segmente ist bereits früh nutzbar, um Gruppen gezielt anzuschreiben.

Formulare: Einbindung und Vorlagen

Formulare lassen sich entweder direkt in eine Website einbetten oder als Overlay ausspielen. Der Form-Editor hat viele Vorlagen, die sich anpassen lassen, was im Vergleich zu manchen Alternativen auffällt.

Automationen als Schwerpunkt

Beim Thema Automationen zeigt GetResponse seine Stärke: Komplexere Ketten mit mehreren Stufen sind gut abbildbar, und höhere Tarife erweitern den Umfang weiter. Vorlagen für typische Szenarien sind vorhanden, etwa Willkommensstrecken, Rabattaktionen oder Kurs-Promotions. Der Automations-Editor arbeitet mit Modulen, aus denen sich mehrstufige Abläufe zusammensetzen lassen.

Der Funktionsumfang rückt damit in Richtung größerer Plattformen wie ActiveCampaign oder HubSpot – das Newsletter Tool spielt hier deutlich über dem Niveau reiner Versanddienste.

Pluspunkte vom GetResponse Newsletter Tool

Sehr gut:

• Navigation: Startseite und Bereiche sind klar gegliedert, viele Funktionen liegen logisch beieinander.
• Preis/Leistung: Im Verhältnis zum Umfang empfinden viele Nutzer die Tarife als fair, vor allem wenn Automationen und weitere Module wirklich genutzt werden.
• Anbindungen: Integrationen zu Diensten wie WordPress, Salesforce, Shopify und PayPal sind vorhanden und in Projekten meist stabil einsetzbar.
• Support & Hilfe: Live-Chat, Anleitungen, Videos und Wissensdatenbank sind verfügbar; Rückmeldungen werden häufig als hilfreich beschrieben.

Das könnte noch verbessert werden:

• Zustellung/Stabilität: Im Netz finden sich Berichte über gelegentliche Verzögerungen oder Zustellprobleme; nicht jeder erlebt das, ausgeschlossen ist es aber nicht.
• Design: Einige finden die Templates optisch weniger stark als bei manchen Wettbewerbern – das bleibt am Ende Geschmackssache.

Datenschutz
Für EU-Ansprüche sind die relevanten Grundlagen vorhanden: Double-Opt-in, Abmeldeoptionen in Mailings und ein sauberer Umgang mit Empfängerdaten. Serverstandorte innerhalb Europas werden kommuniziert, wodurch sich DSGVO-Anforderungen in vielen Setups gut abdecken lassen.

Fazit

GetResponse deckt als All-in-One-Plattform viele Marketing-Bausteine ab. Der Einstieg gelingt ohne große Hürden, die Oberfläche ist auf Deutsch nutzbar, und auch der Support per E-Mail kann auf Deutsch erfolgen.

Im Editor stehen zahlreiche Templates bereit. Was wir vermissen: eine zentrale Markenverwaltung, über die Farben, Schriften und wiederkehrende Designelemente einmalig festgelegt werden und anschließend überall automatisch greifen.

Deutlich stärker fällt der Automationsbereich aus. Ketten lassen sich flexibel aufbauen und für unterschiedliche Auslöser, Zeitpunkte und Anlässe konfigurieren. Wer mehr plant als einzelne Mailings und mittelfristig umfangreiche Strecken aufsetzen will, findet im Newsletter Tool dafür ein passendes Umfeld – gerade für kleine und mittelständische Unternehmen.

Brevo: Newsletter-Tool Deutsch aus Berlin

Brevo richtet sich an Selbstständige sowie kleinere Teams und deckt mehr ab als reinen Newsletter-Versand. Die Oberfläche ist übersichtlich gehalten, die Tarife bleiben im unteren Preisbereich – passend, wenn neben Kampagnen auch weitere Marketing-Funktionen gefragt sind und das Preis-Leistungs-Verhältnis im Blick bleiben soll.

Zu Brevo

Wer steckt hinter Brevo?
Brevo war vielen lange unter dem Namen Sendinblue bekannt. Der Anbieter hat am 4. Mai 2023 den Markenauftritt umgestellt: Name, Logo und Design wurden angepasst. Am Funktionsumfang und an den Preisstrukturen hat sich dadurch grundsätzlich nichts grundlegend verschoben, weshalb die Informationen weiterhin passen; bei einer späteren Aktualisierung lassen sich Screenshots und Video-Material entsprechend erneuern.

Preise: Einstieg ohne Gebühren
Ein Pluspunkt für den Start: Der kostenlose Tarif kommt ohne monatliche Kosten aus und erlaubt bis zu 100.000 Kontakte. Als Grenze gilt ein Versandlimit von 300 E-Mails pro Tag, was für gelegentliche Mailings an kleinere Listen ausreichend sein kann.

Erste Schritte lassen sich damit gut ausprobieren, auch wenn in jeder Nachricht der Hinweis „Sent with Brevo“ erscheint. Das Branding verschwindet erst nach einem Wechsel in einen kostenpflichtigen Tarif; je nach Plan ist dafür zusätzlich ein Branding-Add-on nötig.

Wir empfehlen daher gerne, unverbindlich in diesem Newsletter Tool zu testen, bevor ein Upgrade entschieden wird.

Pläne nach dem Free-Limit

Sobald das Tageslimit im Free-Paket nicht mehr reicht, können Sie in einen Bezahlplan wechseln. Zur Auswahl stehen Starter, Standard, Professional und Enterprise.

• Starter: Für den Versand klassischer Newsletter und Kampagnen mit einem monatlichen Sendekontingent (je nach gewählter Stufe). Das Tageslimit aus dem Free-Paket entfällt. Ob und wie Branding angezeigt wird, hängt von Plan und Einstellungen ab.
• Standard: Erweiterung von Starter um zusätzliche Marketing-Funktionen, u. a. mehr Optionen rund um Automationen, Tests und Reports. Landingpages sind in der Regel Teil dieses Pakets.
• Professional: Für Teams und größere Setups mit mehr Benutzerplätzen sowie zusätzlichen Features und Support-Optionen (abhängig vom gebuchten Umfang).
• Enterprise: Für große Organisationen mit individueller Vereinbarung, erweiterten Admin- und Sicherheitsfunktionen sowie Service nach SLA/Angebot.

Editor mit Baukasten-Prinzip

Kampagnen werden in Brevo in einem klaren Ablauf angelegt: Name, Empfängergruppe, Betreff, Absenderadresse. Danach folgt die Gestaltung im Editor.

Vorlagen stehen bereit; im Template-Bereich finden sich über 40 Designs, die sich als Basis für Mailings nutzen lassen.

Im Editor landen Texte, Bilder, Buttons und Links direkt im Layout. Wer maximale Kontrolle will, kann Mailings alternativ per eigenem HTML aufsetzen.

Mit der Markenbibliothek lassen sich Markenwerte aus einer Website übernehmen: URL eintragen, Logo und Farben prüfen, importieren – anschließend erscheinen diese Vorgaben in neuen Designs.

Messwerte und Reports
Kennzahlen wie Öffnungen, Klicks und Unzustellbarkeiten sind enthalten. Echtzeitwerte helfen beim Blick auf den Versandverlauf, Klickkarten und Detailansichten zeigen, welche Inhalte Aufmerksamkeit bekommen.

Automationen für typische Szenarien
Automationen sind in höheren Paketen enthalten. Trigger und Regeln können an Aktionen gekoppelt werden, etwa Interaktionen mit Mailings oder bestimmte Ereignisse im Kontaktprofil.

Verknüpfungen zwischen Mailing und Website lassen sich ebenfalls abbilden, zum Beispiel über Landingpages oder Download-Seiten für Materialien, die nach einem Klick erreichbar sind.

Pluspunkte vom Brevo Newsletter Tool

Sehr gut:

• Editor: Der Einstieg gelingt ohne lange Einarbeitung, Layouts entstehen zügig über Module und Vorlagen; eigene HTML-Templates bleiben als Ausweichweg bestehen.
• Preislogik: Viele starten im Free-Paket, um das Newsletter Tool erst kennenzulernen; später folgt bei Bedarf der Wechsel in einen Bezahlplan, wenn mehr Versandvolumen oder Zusatzfunktionen gefragt sind.
• Automationen: Für gängige Kundenstrecken reichen die Automationsfunktionen in vielen Fällen aus, inklusive Auswertung und Steuerung über definierte Trigger.

Das könnte noch verbessert werden:

• Support: Rückmeldungen können je nach Fall dauern, bei komplexeren Themen wirken Antworten nicht immer so konkret, wie man es sich wünscht.
• Schnittstellen: Bei Integrationen in Drittsysteme gibt es vereinzelt Reibung, je nach Anbindung und Datenfluss.

DSGVO und Datenspeicherung
Brevo ist ein französischer Anbieter. Die Datenverarbeitung und Speicherung erfolgt innerhalb der EU; als Hosting-Partner werden unter anderem Rechenzentren in Frankreich und Deutschland genutzt, zusätzlich kommt Cloud-Infrastruktur innerhalb der EU zum Einsatz.

Fazit

Brevo richtet sich mit dem Gratis-Tarif ohne Kontaktlimit gut an kleinere Verteiler und seltene Aussendungen, während die Bezahlpläne eher für regelmäßigen Versand in mittleren und größeren Unternehmen gedacht sind.

Als europäisches Unternehmen erfüllt Brevo die strikten Vorgaben der DSGVO und setzt Datenschutz sauber um. Ein stimmiges Preis-Leistungs-Verhältnis trifft dabei auf einen Anbieter, der als verlässlich gilt und mehrere praxisnahe Funktionen mitbringt.

Das Newsletter Tool wirkt in der Bedienung klar aufgebaut und weitgehend selbsterklärend, dazu kommen zahlreiche vorgefertigte Templates, die den Aufbau einzelner E-Mails beschleunigen.

Für komplette Kampagnen steht Marketing-Automatisierung bereit, bei der sich Bausteine und Module zu Strecken zusammensetzen lassen. Verbesserungsbedarf sehen wir vor allem beim Kundensupport und der Unterstützung in schwierigeren Fällen.

rapidmail: Newsletter Tool aus Freiburg

rapidmail stammt aus Deutschland und hat seinen Standort in Freiburg. Der Auftritt wirkt klar strukturiert, dazu kommen Punkte wie deutscher Serverstandort, DSGVO-Konformität sowie Einträge/Zertifizierungen rund um die Zustellung. Anhänge lassen sich beim Versand ebenfalls mitschicken. Hinter dem Marketing-Glanz zählt am Ende die Praxis – und genau dort hat sich rapidmail über die Jahre spürbar verändert.

Zu rapidmail

Abrechnung nach Versand statt Laufzeit

Ein Modell fällt direkt aus dem Rahmen: „Pro Versand“. Abgerechnet wird pro Mailing, nicht pro Monat. Für 1×500 E-Mails werden 20 € fällig – als Gesamtpreis. Abo und Mindestlaufzeit spielen hier keine Rolle. Das passt, wenn selten versendet wird und der Empfängerkreis überschaubar bleibt.

Monatstarife mit Empfängerstaffel

Monatliche Tarife existieren ebenfalls (z.B. Essential und Performance). Der Preis orientiert sich an der Kontaktanzahl, der Leistungsumfang unterscheidet sich je nach Paket. Automationen sind in den Tarifen enthalten; wie viele Strecken aktiv sein dürfen, hängt vom jeweiligen Paket ab.

Neues Erscheinungsbild und frischerer Auftritt

Die Oberfläche wirkte lange Zeit etwas altmodisch und überladen. Eine komplette Neugestaltung hat das deutlich verändert: Der Aufbau ist klarer, Illustrationen lockern die Seiten auf und die Texte treffen einen angenehm leichten Ton.

Neu konzipierter E-Mail-Editor

Überarbeitung im Editor

Beim Erstellen eines Mailings fragt rapidmail zuerst Empfänger und Absenderdaten ab. Direkt danach erscheint eine Sternebewertung für die Betreffzeile, wodurch sich Formulierungen schneller gegeneinander testen lassen.

Vorlagen und ein Baustein-Editor stehen für das Layout bereit. Die früher kritisierten Designs sind spürbar modernisiert worden; rapidmail verweist inzwischen auf über 250 Templates, die regelmäßig erweitert werden.

Der Baustein-Editor arbeitet per Drag & Drop: Elemente werden mit der Maus ins Layout gezogen und dort angeordnet. Typische Bausteine sind Text, Bilder, Buttons, mehrspaltige Bereiche, Social-Links sowie vorbereitete Gruppen aus mehreren Elementen.

Dateianhänge lassen sich ebenfalls mitschicken, etwa ein PDF-Dokument oder ein E-Book. Am Ende der Mailingstrecke erscheint ein Spam-Test mit Sterne-Einstufung, der Hinweise liefert, wie kritisch die Nachricht für Filter wirken könnte.

KI als Ideengeber für den Versandplan

Künstliche Intelligenz ist ebenfalls integriert: Ein KI-Versandplaner erzeugt nach wenigen Angaben Anlässe und Themenideen für Monate im Voraus. Komplette Newsletter entstehen damit nicht automatisch, als Stoff für die Jahresplanung taugt das jedoch.

Automationen: Start gemacht, Ausbau denkbar

Automatisierte Mailings waren lange kein Schwerpunkt, inzwischen sind Workflows vorhanden. Vorlagen decken typische Fälle ab, etwa Willkommensstrecken, Geburtstagsgrüße, Terminerinnerungen, E-Mail-Serien oder Reaktivierung.

Brevo und CleverReach gehen bei komplexen Verzweigungen und sehr fein gesteuerten Bedingungen meist weiter, falls ein sehr großer Automationsbereich gefragt ist.

Anmeldeformular und Service

Für neue Kontakte steht ein Anmeldeformular bereit. Farben und Logos lassen sich automatisch aus dem Webauftritt übernehmen, danach kann das Formular auf der eigenen Website eingebunden werden.

Der Kundendienst reagiert in vielen Fällen zügig und wirkt fachlich sicher. Ein Hilfecenter mit Artikeln und Anleitungen ist vorhanden, wodurch sich vieles ohne Supportkontakt klären lässt.

Pluspunkte vom rapidmail Newsletter Tool

Sehr gut:

• Klare Bedienlogik: Der Ablauf im Editor bleibt nachvollziehbar, die wichtigsten Schritte liegen dort, wo man sie erwartet.
• Support: Hilfe auf Deutsch ist verfügbar; Rückmeldungen wirken meist kompetent und lösungsorientiert.
• Zustellung: Prüfmechanismen wie der Spam-Test unterstützen dabei, riskante Inhalte vor dem Versand zu erkennen.

Das könnte noch verbessert werden:

• Preisstruktur: Grenzen und Abgrenzungen der Tarife wirken nicht immer sofort selbsterklärend.
• Funktionsumfang: Wer Landingpages und sehr umfangreiche Test-Setups sucht, stößt schneller an Grenzen; der Schwerpunkt bleibt bei Erstellung und Versand.

Fazit

rapidmail bietet ein solides Newsletter-Tool zu einem vernünftigen Preis. Man merkt, dass es langsam aus dieser Nische herauswachsen will und mit der ersten kompletten Überarbeitung ist es den Freiburgern auch gelungen. Größtenteils: denn die Kundenverwaltung und Automationen hinken der Konkurrenz noch immer etwas hinterher.

Dafür ist die Bedienung einfach und übersichtlich gestaltet und die Vorlagen sowie der Editor sehr umfangreich und auf extrem hohem Niveau. Unterm Strich spielt dieses Newsletter Tool seine Stärken also perfekt aus, wenn Sie einzelne E-Mails versenden möchten – zum Beispiel einen regelmäßigen Newsletter an Ihre Firmenkunden oder Vereinsmitglieder. Dann profitieren Sie von einer hohen Zustellbarkeit, einem der aktuell besten E-Mail-Baukästen und genau auf diesen Fall zugeschnittenen Preisen.

HubSpot als Plattform für Marketing, Sales und Service

HubSpot bündelt zentrale Bereiche rund um Marketing, Vertrieb und Kundenservice in einem System. In diesem Abschnitt steht das E-Mail-Marketing im Vordergrund, doch die Plattform zielt klar auf ein Gesamtpaket, mit dem sich Abläufe und Teams an einem Ort organisieren lassen. Die Funktionsdichte spiegelt sich in der Oberfläche wider: Wer neu startet, kann sich anfangs von den vielen Menüs und Bereichen überrollt fühlen. HubSpot passt gut, wenn neben dem Versand einzelner Kampagnen langfristig eine stabile Umgebung für Marketing und Vertrieb wachsen soll – und wenn das Newsletter Tool Teil eines größeren Setups sein darf.

Zu HubSpot

Bereich Marketing

Im Marketingbereich laufen typische Aufgaben rund um Kampagnen und Auswertung zusammen:

• E-Mail-Marketing
• Formulare
• Landingpages
• Anbindung von Social-Media-Kanälen
• Reports und Analysen

Bereich Verkauf und Vertrieb

Sales-Themen sind im Vertriebsbereich gebündelt, damit Kontakte und Prozesse strukturiert geführt werden:

• Kontaktverwaltung
• Pipeline- und Deal-Management
• Automationen
• Angebote erstellen und nachverfolgen

Bereich Kundenservice

Für Support und Betreuung stehen Funktionen bereit, die Kundenanfragen und Kommunikation zentralisieren:

• Ticketsystem
• Chatbots und Live-Chat

Oberfläche, Dashboard und Produkttouren

Stark ist die anpassbare Startseite: Wichtige Kennzahlen und Ergebnisse lassen sich dort gebündelt anzeigen. Kleine Produkttouren tauchen an vielen Stellen auf und führen durch Funktionen sowie Menüs, wodurch die Orientierung spürbar leichter fällt.

Preise

Laufzeiten und Pakete bei HubSpot

Je nach Umfang, Kontaktmenge und genutzten Hubs fällt der Preis unterschiedlich aus. Vertragslaufzeiten lassen sich flexibel gestalten, und für größere Anforderungen werden Pakete auch individuell zusammengestellt.

HubSpot mit Mail-Editor

Vorgefertigte Layouts sind vorhanden, die Auswahl wirkt jedoch deutlich schlanker als bei vielen anderen Newsletter Tools. Mehr Gestaltung entsteht daher direkt im Editor.

Der Editor selbst steht trotzdem stabil da: Bausteine für Text, Bild, Button, Spalten und Trennlinien sind enthalten und lassen sich schnell in ein Layout setzen. Resultate kommen zügig zustande, auch ohne lange Einarbeitung.

Eine eigene Bildsammlung wie bei manchen Wettbewerbern ist nicht Teil des Systems. Stattdessen lässt sich Canva direkt in HubSpot nutzen, um Grafiken zu erstellen und anschließend in E-Mails einzusetzen.

Formulare und Lead-Erfassung

Formularvorlagen sind breit vertreten. Einbindung ist klassisch im Seiteninhalt möglich, als Overlay/Pop-up an definierten Stellen, oder als eigenständige Seite. Regeln steuern, wann ein Formular erscheinen soll und wann nicht, etwa abhängig von Antworten oder Feldern.

Ein integrierter Anzeigenbereich hilft, Traffic aus Social-Kanälen auf Formulare zu lenken. Die Auswertung kann dabei zeigen, wie viele Anmeldungen aus Kampagnen entstehen und wie sich Kosten und Ergebnisse entwickeln.

Automationen als Kernstück

Automationen lassen sich an Ereignisse koppeln, zum Beispiel nach einer Registrierung, nach einer Bestätigung oder nach einer bestimmten Aktion auf einer Website. Mehrstufige Abläufe verbinden Bedingungen und Aktionen, inklusive verzweigter Logik mit UND/ODER-Verknüpfungen.

Eine Stärke zeigt sich in der Verbindung zu CRM und Sales: Interne Hinweise an den Vertrieb, automatisch erzeugte Aufgaben und Erinnerungen können ausgelöst werden, sobald Kontakte definierte Signale senden. In diesem Bereich reicht kaum ein anderer Kandidat an HubSpot heran.

Einarbeitung braucht es trotzdem, weil die Tiefe der Optionen groß ist. Nach der Lernphase lassen sich jedoch sehr spezifische Abläufe sauber abbilden.

Pluspunkte vom HubSpot Newsletter Tool

Sehr gut:

• Viele Teams schätzen, dass Marketing, Vertrieb und Service in einem System zusammenlaufen – inklusive Social, Landingpages, Reports, Automationen und CRM.
• Gerade in größeren Organisationen sinkt der Bedarf an mehreren getrennten Systemen, weil Abteilungen auf denselben Datenstand zugreifen können.
• Die Oberfläche wird häufig gelobt, weil Dashboards anpassbar sind und Produkttouren die Orientierung erleichtern.

Das könnte noch verbessert werden:

• Kosten: Für kleine Firmen, Start-ups oder Solo-Selbstständige wirkt HubSpot manchen zu groß und zu teuer.
• Lernkurve: Funktionsfülle verlangt Zeit; Trainings und Zertifizierungen existieren zwar, sind jedoch nicht immer günstig.
• Standard vs. Sonderwunsch: Viele Anforderungen sind direkt abgedeckt, Spezialfälle führen aber teils zu externen Erweiterungen und zusätzlichen Ausgaben.

Datenschutz und Hosting-Standort
Vor Juli 2021 lag das Hosting standardmäßig in den USA. Seit Juli 2021 existiert auch Datenhosting in der EU; bei der Einrichtung eines neuen Accounts lässt sich der Standort je nach Konstellation auswählen. Im Account ist sichtbar, wo Daten verarbeitet und gespeichert werden.

Fazit

HubSpot deckt als Plattform sehr viele Bereiche ab – darunter E-Mail-Marketing – und richtet sich vor allem an Teams, die Marketing, Vertrieb und Service zentral steuern möchten. Für kleine und mittelständische Unternehmen kann das passen, wenn Prozesse wachsen sollen und mehrere Abteilungen gemeinsam mit denselben Kundendaten arbeiten.

Für reinen Newsletter-Versand ist HubSpot in vielen Fällen zu groß dimensioniert. Reizvoll wird es, sobald umfangreiche Strecken geplant sind und E-Mails eng mit CRM, Sales-Pipelines und Service-Prozessen zusammenspielen sollen. Dann entstehen Abläufe, bei denen Kundendaten an einer Stelle gepflegt werden und von mehreren Teams genutzt werden.

Analyse- und Reporting-Bereiche helfen dabei, Kampagnen zu messen und zu verbessern. Wer daraus eine durchgängige Journey vom Interessenten bis zum Kunden aufbauen will, findet in HubSpot ein Umfeld, das diese Verzahnung unterstützt – das geht allerdings deutlich über klassischen Versand hinaus.

Ein kostenloser Einstieg ist vorhanden, die späteren Kosten können jedoch stark steigen, sobald mehr Nutzer, höhere Hubs, zusätzliche Funktionen oder externe Anpassungen ins Spiel kommen.

Das HubSpot Newsletter Tool passt daher besonders dann, wenn der Newsletter Tool-Bereich als Teil eines größeren Systems gedacht ist und nicht als isolierte Versandsoftware.

CleverReach: Deutsches Newsletter Tool aus der Region Oldenburg

CleverReach stammt aus Niedersachsen und hat seinen Firmensitz in Rastede bei Oldenburg. Der Fokus liegt klar auf E-Mail-Marketing. Die Gründung datiert auf 2007; laut Anbieter arbeiten mittlerweile mehr als 320.000 Kunden in über 170 Ländern mit der Plattform. Für den Einstieg passt die Ausrichtung gut, weil die Tarifstruktur auf kleine Setups genauso zielt wie auf größere Versandmengen – dieses Newsletter Tool eignet sich deshalb sowohl zum Testen als auch für wachsende Listen.

Zu CleverReach

Tariflogik nach Empfängerzahl oder Versandmenge

Kostenlos starten mit Lite
Der Einstieg klappt über den Lite-Tarif ohne Gebühr. Zwei Grenzen gelten dabei: maximal 250 Empfänger und bis zu 1.000 E-Mails pro Monat.

Bezahlpläne und Flex-Variante
Wer darüber hinausgehen will, landet bei den kostenpflichtigen Tarifen. Basic und Pro orientieren sich vor allem an der Empfängerzahl und arbeiten mit Flatrate beim Versand. Flex funktioniert als Prepaid-Modell, bei dem ein Kontingent an E-Mails im Mittelpunkt steht und die Empfängerzahl weniger ins Gewicht fällt.

Funktionsumfang je nach Plan
A/B-Tests und tieferes Reporting sind in den höheren Tarifen vorgesehen. Automationsketten sind im Lite- und Basic-Tarif begrenzt, während Pro und Enterprise ohne Limit bei Automationsketten arbeiten. Themen wie Personalisierung und dynamische Inhalte sind ebenfalls an die jeweiligen Pakete gekoppelt.

Newsletter Tool Deutschland mit guter Oberfläche und klare Struktur

Direkt nach dem Login fällt die vollständig deutschsprachige Navigation auf. Die Menüs wirken ruhig, die Seiten sind klar gegliedert, und dieses Bild bleibt auch bei längerer Nutzung bestehen. Der Auftritt wirkt in Summe etwas klarer sortiert als bei Brevo.

Templates: weniger Auswahl, Editor mit sauberem Aufbau

Editor mit starken Grundlagen

Unter Kategorien wie „Basic“, „Saisonal“ und „Designer“ stehen Vorlagen bereit, die sich frei anpassen lassen. Die Menge ist kleiner als bei manchen Wettbewerbern, viele typische Einsatzzwecke sind damit dennoch abgedeckt.

Im Editor lassen sich Layout und Grundstil schnell anpassen. Logos, Bilder, Textblöcke oder Buttons werden über ein Baukasten-Prinzip zusammengesetzt. Responsive Templates sorgen dafür, dass das Mailing auf Desktop und Smartphone passend dargestellt wird.

Testmails können jederzeit an die eigene Adresse geschickt werden. Am Ende hilft eine Checkliste mit Hinweisen, welche Punkte vor dem Versand noch geprüft oder verbessert werden können.

Anmeldeformular: schnell erstellt, anderer Aufbau als im Editor

Ein Anmeldeformular entsteht über den Formularbereich und ist zügig eingerichtet. Der Aufbau fühlt sich dabei anders an als im Mailing-Editor, was beim ersten Mal kurz Umstellung verlangt. Zusatzfelder lassen sich ergänzen, wenn mehr Informationen abgefragt werden sollen.

Automation mit THEA

THEA ist der Bereich für automatisierte E-Mail-Ketten, die auf Auslösern basieren. Erinnerungs-Mails nach ausbleibender Reaktion lassen sich damit abbilden, genauso wie Strecken für neue Abonnenten. Hilfetexte und Tipps sind im Editor sichtbar und unterstützen beim Aufbau der Ketten.

Reporting mit Standard-Kennzahlen

Im Reporting finden sich Öffnungen, Klicks und Abmeldungen. Auf Wunsch zeigt die Auswertung, welche Elemente in der Mail besonders häufig angeklickt werden. Eine Aufschlüsselung nach E-Mail-Programmen macht sichtbar, womit Empfänger den Newsletter öffnen.

Datenschutz und Vertrag zur Auftragsverarbeitung

CleverReach kommuniziert DSGVO-konforme Prozesse; Serverstandorte werden für Deutschland und die EU angegeben. Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung kann im Account erstellt und digital abgeschlossen werden, wodurch Papierkram entfällt.

Pluspunkte vom Cleverreach Newsletter Tool

Sehr gut:

• Viele Teams sehen rasch Ergebnisse, weil sich Mailings im Editor ohne lange Einarbeitung zusammenstellen lassen.
• Wer sich selbst in das Newsletter Tool einarbeiten wollte, hat die Hilfe-Seiten, Videoanleitungen und den Support als hilfreich hervorgehoben.

Das könnte noch verbessert werden:

• Einige gewachsene Setups sind später gewechselt, weil Kontaktverwaltung und Editor-Funktionen im Verhältnis zu ihren Anforderungen nicht mehr ausgereicht haben.

Fazit

Der Start gelingt bei CleverReach ohne große Hürden, vor allem durch den kostenlosen Tarif für den Anfang und die klar strukturierte Oberfläche. Die Bezahlpakete lassen sich gezielt nach Empfängerzahl oder Versandvolumen ausrichten, wodurch die Kosten besser zu den eigenen Anforderungen passen.

Automationen sind vorhanden und helfen dabei, wiederkehrende Abläufe abzubilden. Beim Newsletter-Editor und bei der Menge der E-Mail-Templates wäre noch Luft nach oben. Ähnliches gilt für die Kontaktverwaltung, bei der andere Anbieter wie Brevo teils mehr Funktionen mitbringen.

Trotz dieser Punkte bleibt CleverReach ein verlässlicher Anbieter im E-Mail-Marketing mit stimmigem Preis-Leistungs-Verhältnis.

Direktvergleich der Testkandidaten

Im folgenden Abschnitt stehen alle zuvor geprüften Anbieter nebeneinander, damit Unterschiede schneller sichtbar werden.

Es gibt auf dem Markt zahlreiche Newsletter Tools. Dieser Artikel greift davon nur einen kleinen Ausschnitt auf und beleuchtet fünf verbreitete Anbieter. Je nach Ziel kann auch ein Dienst wie Mailjet interessant sein und bei einer späteren Aktualisierung separat betrachtet werden.

Empfehlungen nach Einsatzgebiet

Vor der Auswahl lohnt ein kurzer Abgleich, in welche Richtung das Setup gehen soll:

• Regelmäßige Einzel-Mailings: Fokus auf starken Editor, solide Versandoptionen und brauchbare Templates.
• Mehrstufige Strecken: Fokus auf Trigger, Verzweigungen, Segmentierung und Anbindungen an weitere Systeme.

Daraus ergeben sich je nach Schwerpunkt unterschiedliche Empfehlungen für das passende Newsletter Tool.

Was ist im kostenlosen Tarif enthalten?

Ein Start ohne Bezahlplan ist sinnvoll, um das Newsletter Tool im Alltag zu testen, ohne direkt Kosten auszulösen. Unterschiede liegen vor allem bei Versandgrenzen, Kontaktlimit und Branding.

Die folgende Übersicht zeigt, was die Gratis-Variante bei den einzelnen Anbietern abdeckt.

Die Testkriterien

Ansprüche an ein Newsletter Tool fallen sehr unterschiedlich aus. Wer gelegentlich an Blogleser oder Vereinsmitglieder verschickt, schaut vor allem auf Gestaltung und Versand. Bei Selbstständigen und kleinen Unternehmen stehen eher Zielgruppen, Automationen und Anbindungen an bestehende Systeme im Vordergrund.

Darum sind die Kriterien in zwei Bereiche gegliedert.

Regelmäßige Einzel-Mailings

Wenn Sie vor allem einzelne Mailings planen, reichen Empfängerliste, Editor und Basis-Reportings. Diese Punkte sind dabei entscheidend:

• Bedienlogik: Das Newsletter Tool sollte ohne lange Suche verständlich sein. Ein zäher Einstieg, planloses Herumprobieren oder stundenlanges Lesen von Handbüchern kostet nur Zeit. Baukasten-Editoren helfen, weil Layouts zügig aus Bausteinen zusammengesetzt werden.
• Mobile Darstellung: Mailings müssen auf Smartphone und Tablet sauber lesbar bleiben. Layouts sollten sich automatisch anpassen, damit Text, Bilder und Buttons nicht verrutschen und die Struktur klar bleibt.
• Reports: Ohne Kennzahlen fehlt die Rückmeldung, was funktioniert. Öffnungen, Klicks, Abmeldungen und ähnliche Werte sollten im Newsletter Tool nachvollziehbar dargestellt werden, damit Optimierungen datenbasiert möglich sind.
• Schutz und Compliance: Verschlüsselung, rechtskonforme Ein- und Austragungen sowie Speicherung auf EU-Infrastruktur gehören zu den Grundlagen, wenn Empfängerdaten verarbeitet werden.
• Preislogik: Ein Modell, das zur eigenen Versandrealität passt, spart Frust. Ein kostenloser Einstieg zum Testen ist dabei hilfreich.
• Zustellung: Der Anbieter sollte eine solide Reputation haben, damit Nachrichten möglichst im Posteingang ankommen und nicht gefiltert oder blockiert werden.

Segmentierung und Automationen für Kampagnen

Wenn Zielgruppen präziser angesprochen und Abläufe automatisiert werden sollen, braucht das Newsletter Tool neben den Basis-Punkten zusätzliche Funktionen:

• Personalisierung: Inhalte können pro Kontakt variieren, etwa durch Namensfelder, dynamische Textbausteine oder Empfehlungen auf Basis von Interaktionen.
• Segmentierung: Abonnenten sollten anhand von Merkmalen oder Verhalten in Gruppen einteilbar sein, damit Kampagnen gezielt pro Segment laufen.
• A/B-Tests: Varianten gegeneinander testen macht sichtbar, welche Betreffzeile, welches Layout oder welcher Inhalt bessere Öffnungs- und Klickraten erzeugt.
• Anbindungen: Schnittstellen zu anderen Systemen sind relevant, etwa zu Social-Kanälen oder CRM-Lösungen wie Salesforce, damit Datenflüsse und Kampagnen verbunden werden.
• Automationen: Mehrstufige Strecken sollten zeit- oder ereignisbasiert starten können, etwa nach Anmeldung, nach einem Klick, nach einem Download oder als Sequenz mit mehreren Folge-Mails.

Rechtliche Punkte, die ein Newsletter Tool abdecken sollte

Allgemeine Anforderungen an ein Newsletter Tool oder ein E-Mail-Marketing-System sind das eine. Rechtliche Themen verdienen einen eigenen Abschnitt, weil in Deutschland strenge Regeln gelten und Verstöße teuer werden können.

• Einwilligung: Werbe-Mails dürfen nur an Personen gehen, die dem Empfang ausdrücklich zugestimmt haben. Für den Nachweis hat sich das Double-Opt-in etabliert, weil die Zustimmung damit dokumentiert wird.
• Datenschutz: Personenbezogene Daten wie E-Mail-Adressen fallen unter die DSGVO. Transparenz gehört dazu, also welche Daten verarbeitet werden, zu welchem Zweck und auf welcher Grundlage.
• Datenstandort und Drittlandtransfer: Speicherung und Verarbeitung innerhalb der EU reduziert rechtliche Reibung. Datenflüsse in Drittländer brauchen zusätzliche Absicherung, sonst drohen Probleme bei der Zulässigkeit.
• Abmeldung: Jede Werbe-Mail braucht eine leicht auffindbare Abmelde-Funktion, damit Empfänger den Bezug jederzeit beenden können.

Rechtskonforme Abläufe senken das Risiko für Beschwerden, Bußgelder oder Abmahnungen deutlich.

Was ist die DSGVO?

Die DSGVO ist die Datenschutz-Grundverordnung der EU. Die Regelung gilt seit dem 25. Mai 2018 und steuert, wie personenbezogene Daten rechtmäßig und nachvollziehbar verarbeitet werden. Verstöße können empfindliche Sanktionen nach sich ziehen.

Was braucht es für den Start mit einem Newsletter?

Für den Einstieg ins E-Mail-Marketing reichen ein paar Grundlagen:

• Anmeldeformular: Ein Formular sammelt Anmeldungen von Interessenten, die den Newsletter erhalten möchten.
• Kontaktliste: Einträge aus dem Formular werden als Kontakte gespeichert, damit der Versand an Empfängerlisten möglich wird. Jedes Newsletter Tool bringt dafür eine Kontaktverwaltung mit.
• E-Mail-Editor: Ein Editor hilft beim Aufbau der ersten Mailings, wahlweise auf Basis von Templates oder über Bausteine.

CleverReach oder rapidmail eignen sich als Startpunkt, wenn Sie viel Wert auf Templates und einen klaren Editor legen.

Wichtige Begriffe rund um Newsletter Tools

Ein paar Begriffe tauchen in fast jedem Newsletter Tool auf:

• Newsletter: Regelmäßige E-Mail an eine definierte Zielgruppe mit News, Angeboten oder Infos.
• Empfängerliste: Liste mit Adressen der Abonnenten.
• Opt-in: Aktive Zustimmung zur Aufnahme in die Liste.
• Double-Opt-in: Bestätigung der Anmeldung über eine zusätzliche Bestätigungs-Mail.
• Spam: Unerwünschte Werbe-Mails ohne Zustimmung.
• Betreffzeile: Text, der im Posteingang als Titel angezeigt wird.
• Call-to-Action: Link oder Button, der zu einer Handlung auffordert, zum Beispiel „Jetzt anmelden“.
• Personalisierung: Anpassung von Ansprache oder Inhalt an einzelne Kontakte.
• Conversion: Gewünschte Handlung nach dem Klick, zum Beispiel Kauf oder Formular-Abschluss.
• Abmeldelink: Link zum Austragen aus der Empfängerliste.
• Splittest: Vergleich von Varianten einer Mail, um bessere Werte zu finden.
• Trigger: Auslöser, der eine Mail startet, etwa nach einer Bestellung.
• Bouncerate: Anteil nicht zustellbarer E-Mails.
• Automatisierung: Versand von Mails oder Sequenzen auf Basis von Zeitpunkten oder Ereignissen.

E-Mail-Marketing Tools in Zeiten von Social Media

Social-Kanäle wie Instagram oder Facebook spielen für Kundenbindung eine große Rolle. Newsletter Tools bleiben dennoch relevant – der Grund liegt in der direkten Erreichbarkeit im Posteingang.

• Direkter Kanal: Ein Newsletter landet im Postfach und konkurriert nicht mit dem Feed-Tempo sozialer Netzwerke. Viele Beiträge in Social Media verschwinden nach Sekunden, während E-Mails als Nachricht im Eingang stehen bleiben.
• Gezielte Ansprache: Segmentierung und Personalisierung erhöhen Öffnungen und Klicks deutlich. Zielgruppen sauber trennen und Inhalte passend zuschneiden klappt mit einem passenden Newsletter Tool sehr gut.
• Beziehungspflege: Regelmäßige Mailings halten Kontakt, liefern Orientierung und stärken Vertrauen. Inhalte erreichen Empfänger unabhängig davon, ob sie gerade in einer App unterwegs sind.
• Automationen: Nach Anmeldung, Kauf oder Klick lassen sich Folgemails als Kette auslösen. A/B-Tests helfen beim Vergleich von Betreffzeilen, Inhalten und Call-to-Actions. Solche Strecken gehören bei vielen Setups zum Kern eines Newsletter Tools.
• Messbarkeit: Öffnungen, Klicks und Conversions werden ausgewertet, daraus lassen sich Anpassungen für Inhalte und Timing ableiten. Ein Newsletter Tool liefert dafür die passenden Reportings.

Einordnung

Newsletter bleiben ein fester Bestandteil der Kundenkommunikation, weil Themen gezielt im Postfach ankommen und nicht vom Algorithmus abhängig sind. Automationen und KI-Funktionen treiben die Entwicklung weiter, wodurch Strecken noch genauer auf Situationen und Signale reagieren können.

Rechtliche Vorgaben, Zustellung, Datenschutz und sichere Verarbeitung von Kundendaten gehören dabei auf die Checkliste. Die vorgestellten Anbieter decken diese Basis in der Regel ab und liefern Ihnen ein Newsletter Tool, mit dem sich Mailings und Kampagnen solide aufsetzen lassen.

Hinweis: Die Inhalte dienen der Orientierung und basieren auf öffentlich zugänglichen Informationen aus dem Internet.